Fortgeschritten - Modul 2.1.2 Textverarbeitung II

Diese Inhalte zu Microsoft Word lernst du normalerweise in der neunten oder zehnten Klasse. Einige Inhalte davon benötigst du auch für deine Facharbeit oder kannst du sogar im Studium (einige Studis können nicht richtig mit Formatvorlagen arbeiten, das lernt man erst in Kursen an der Uni) verwenden. Wenn du Fragen oder Probleme hast, lass einfach einen Kommentar unter einem der Videos da oder melde dich per E-Mail.

Hallo - ich bin ein Introvideo:

Word für Schüler erklärt: Für Profis. Jetzt geht’s auf und wir machen das, was dir den Büroalltag später erleichtert:

  •  Textbausteine erstellen und verwenden
  • Serienbriefe und Serienmails erstellen
  • Serienbriefe und Serienmails mit Bedingungen versehen
  • Serienbriefe und Serienmails versenden
  • Formatvorlagen und ein Inhaltsverzeichnis erstellen
  • Excel und Word verknüpfen und mit komplexen Tabellen arbeiten

1. Textbausteine

Mit Textbausteinen kannst du Textvorlagen speichern und diese mit ein paar Tasten abrufen.

Wie du diese einrichtest und dann verwendest, zeige ich dir in diesem Video.

Du kannst Textbausteine auch über die Tastenkombination alt + F3 speichern – allerdings belegt NVIDIA diese Tastenkombination manchmal. Wenn du den Textbausteinkatalog sichern willst, findest du ihn hier:

C:\Users\BENUTZERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1031\16

Keine Ahnung wer auf diesen Pfad kam …

2. Feldfunktionen

Feldfunktionen wie Seitenzahlen, Datum, Erstellungsdatum und Speicherort in Word richtig einsetzen und den Überblick über deine Dokumente behalten. Wie das geht, zeige ich dir hier.

3. Einfache Serienbriefe erstellen

Mit Serienbriefen kannst du automatisch Briefe oder E-Mails an viele Personen adressieren.

In diesem Video verknüpfen wir ein Word-Dokument mit den Adressinformationen aus einer Excel-Tabelle und erstellen ein Adressfeld.

Wir arbeiten auch mit einer ersten Bedingung und erstellen eine Grußzeile, die sich je nach Empfänger verändert: “Sehr geehrter Herr” oder “Sehr geehrte Frau”.

3.2 Serienbriefe mit Bedingungen erstellen

Wie du deine Serienbriefe mit Bedingungen noch mehr an deinen Empfänger anpasst, zeige ich dir in diesem Video:

Sendungen – Regeln: Wenn – Dann – Sonst.

Wenn du mit mehr als nur einer Bedingung arbeitest, dann lass das Sonst-Feld leer. Füge dann mehrere Bedingungen hinzu. Du kannst auch vorhandene Regeln kopieren und einfach verändern.

Zeige dafür den Code des Textes mit Rechtsklick auf den Regeltext “Feldfunktionen ein/aus” an.

3.3 Serienbriefe oder Serienmails versenden

Serienbriefe und Serienmails aus Word verschicken: Wie du einen Serienbrief aus Word für den Druck exportierst und wie du ihn über Outlook als Serienmail versenden kannst, zeige ich dir in diesem Video.

Serienmails: Häufig kannst du nicht zu viele Mails in kurzer Zeit schicken, da dein Provider Spam vermeiden will. Wenn du mehrere Serienmails in kurzer Zeit schicken musst: Sprich mit deinem Provider, man kann das umstellen.

Teste dann, so wie ich im Video, mit dir als Empfänger, ob’s geht. Die Serienmails werden in Outlook vom Standartkonto versendet. Achte darauf und kontrolliere, dass du das richtige Konto ausgewählt hast.

4. Formatvorlagen & Inhaltsverzeichnis erstellen und anpassen

Formatvorlagen in Word kannst du verwenden, um schnell längere Texte zu formatieren und sogar ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Danach werden wir diese weiter anpassen und ermöglichen es dir so, die Vorgaben deiner Schule oder Uni für Projekt-, Fach- oder Seminararbeiten einzuhalten.

5. Mit komplexen Tabellen arbeiten

Excel-Tabellen in Word-Dokumente einfügen oder sogar miteinander verknüpfen: So kannst du in Word auch mit Excel-Funktionen rechnen und Daten sortieren.

Bei verknüpften Tabellen werden Änderungen in der Excel-Tabelle im Word-Dokument sogar übernommen, im Dokument selber kannst du nichts ändern und nichts kaputt machen: Eine super Lösung, wenn du Daten nur zeigen willst.

Außerdem zeige ich dir eine Lösungsmöglichkeit falls dein Computer die Fehlermeldung “Das zum Erstellen dieses Objekts verwendete Programm ist Excel…” ausgibt.